De meeste verenigingen hebben in deze periode een algemene ledenvergadering (ALV). Dit kan door de coronacrisis niet op de normale wijze. Door de Spoedwet Covid-19 mag je een ALV nu digitaal organiseren.
Hier vind je een stappenplan voor het organiseren van een (digitale) ALV.
Er is inmiddels een groot aanbod van aanbieders die oplossingen bieden voor het streamen van een vergadering met bijbehorende tools om het stemmen te faciliteren. NOC*NSF heeft op haar site een aantal aanbieders en oplossingen uitgelicht. Je vind het volledige overzicht hier. Deze drie lichten wij aan je uit:
- Lumi Global: Biedt full service en geïntegreerde oplossing (zowel de AV streamen als het stemmen) voor volledig ontzorgde serieuze evenementen en AV’s. Prijstechnisch mogelijk minder interessant voor kleine bonden en verenigingen.
- Yellenge: Gespecialiseerd in het digitaal faciliteren van (ook grote) evenementen en heeft via een eigen app volledige ondersteuning voor digitaal stemmen. Kan zowel in eigen beheer als volledig ondersteund ingezet worden. Heeft een specifiek (instap) aanbod voor verenigingen gemaakt.
- Online ALV van Timestar Media ism Clubzeker: Heeft een eenvoudige en zeer laagdrempelige tool voor verenigingen ontwikkeld, maar kan ook videodiensten voor streaming en grotere evenementen bieden.
Algemene tips voor online vergadering
Inmiddels hebben een aantal verenigingen een digitale ALV gehouden. Wij hebben ze gevraagd naar algemene tips en adviezen, zodat jouw vergadering nog soepeler verloopt:
- Zorg dat je in ieder geval 1 iemand erbij hebt die weet hoe alles (technisch) werkt.
- Houd een test bijeenkomst (of 2 als het de eerste keer niet lukt).
- Stemprocedure zelf testen, maar juist ook testen met de vergadering, zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen bij een echt besluit.
- Als je de vergadering gaat opnemen; meldt dit aan het begin van de bijeenkomst aan de aanwezigen.
- geef aan het begin van de vergadering door hoe een en ander werkt, of zet dit in de mail met de link naar de bijeenkomst (microfoons uit, chatfunctie, evt. stemprocedure etc.)
- Laat 1 of 2 personen de chat in de gaten houden en waar nodig de voorzitter hierover informeren.
- Zorg dat je van de chat een download kan maken, zodat gemiste vragen later alsnog beantwoord kunnen worden.
- Zorg dat je weet wie de vergadering uiteindelijk wel heeft bijgewoond. Dit kan door via de chat presentie te laten melden, maar afhankelijk van het te gebruiken systeem ook achteraf door een uitdraai van de inlogs.
- het kan handig zijn om als bestuur wel bij elkaar te zijn (dan kun je gemakkelijk even overleggen, maar denk er dan wel aan om de microfoon uit te zetten) (en natuurlijk met inachtneming van 1,5 mtr).
- Houd de presentaties en toelichting kort en bondig (mensen zijn thuis misschien eerder afgeleid).
- Formuleer de te nemen besluiten zo helder mogelijk, zodat daar geen discussie over is.
- Zorg voor een rustige achtergrond (geen mensen door het beeld, of andere activiteiten op de achtergrond).
- Laat de spreker goed in de camera kijken (test ook dit van te voren)
- Vermijd achtergrondgeluiden.
- Houd er rekening mee dat er iets fout kan gaan, blijf dan vooral rustig en leg uit wat er aan de hand is.
Heb je vragen? Neem dan contact met ons op via vereniging@watersportverbond.nl.
